人才九宫格是人才发展的重要工具。根据人才的潜力与绩效对人才进行分级，横向为绩效，根据员工绩效的高低分为三个等级，纵向为潜力，根据员工绩效水平的高低，分为三个等级由此，将形成人才的九宫格，每一个落位都代表了一种人才特征与发展策略。因此，需要有员工绩效与潜力的数据作为支撑才能形成人才九宫格。
第一、员工的绩效数据。在已经开展了员工个人绩效管理的组织，可以参考员工的绩效数据进行确认。但是，绩效的完成情况有时候是不可抗力的结果，也存在组织中绩效轮流坐庄的情况。因此，在使用员工绩效考核的结果的时候，需要非常谨慎，否则，会带入系统的误差。除了绩效考核的数据外，员工的直接上级可以对员工绩效情况进行综合评定，如采用一套指标体系，如工作量、工作压力、组织绩效贡献等。
第二、员工的潜力数据。员工的潜力一般会根据人才测评的结果。在人才测评的一些维度中，可以获得员工的潜力情况。除了人才测评外，直接领导进行评价也可以以活动人才发展潜力的数据。需要注意到是，人才发展潜力的指标代表了人才在未来的发展动力、动机与可能发展的方向等，需要科学的界定与评价，最终获得员工的潜力指标。
第三、人才九宫格的校准。任何的评价与测评都存在一定的误差，为了最终形成相对准确的人才九宫格，需要员工的直接领导对人才九宫格进行校准。领导根据员工日常的绩效表现、职业发展动力等，对其所负责的组织的人才九宫格进行系统性的校准。
总之，在获得员工的绩效数据与潜力数据之后，对数据进行整合，就能形成人才九宫格。然后，领导对其所负责的组织单元的人才九宫格进行校准，再根据人才九宫格对人才实施“一人一策”的发展计划。